La gestion des demandes (brochures, hébergements, etc...) nécessite beacoup de temps et donc de ressources, pour l'organisme que vous gérez. C'est pour cette raison que nous avons réalisé une solution sur mesure. Ce nouvel outil vous permet de simplifier, par une automatisation importante, l'envoi de toutes les documentations et vous permet d'unifier vos bases de données contact.
Cette solution comprends entre autres
Configuration de l'outil
- Gestion des utilisateurs de l'Outil
- Gestion des brochures : ajout/modification avec gestion des brochures indisponibles.
- Gestion des Stocks de brochures.
- Gestion des partenaires (hôtels, agences immobilières) avec envoi d’un mail lorsqu’une demande d’hébergement (champ de date remplie) est effectuée.
- Gestion des courriers d'accompagnement des brochures et des accusés de réception
- Gestion des Optins: demande d’autorisation pour recevoir la "newsletter » et les "offres promotionnelles". Avec système de validation du contact.
L'ajout d'une demande
- Au sein de votre site Internet, un formulaire HTML/PHP de demande de brochure et d’hébergement correspondant à votre charte graphique, disponible en 5 langues (Français, Anglais, Allemand, Italien, Espagnol ou Néerlandais), incluant la gestion des messages d’erreurs, des doublons, et des critères obligatoires,
- Pour les demandes téléphoniques ou en direct, une interface de gestion clients, de leurs requêtes et d’ajout ou de modification des clients par le personnel, incluant également un module de recherche avancée (la base de donnée est unique)
- Un accusé de réception, personnalisable, envoyé immédiatement par e-mail après la demande,
- La gestion des doublons en Ajax. (dès que l’on tape un nom, la liste de tous les contacts ayant ce nom apparaît. Il suffit ensuite de cliquer dans la fiche, si elle existe, pour ajouter des informations)
- Un courrier joint avec les brochures, personnalisable, disponible en 5 langues, et récapitulant les demandes des clients, adapté bien entendu à vos enveloppes.
Suivi et traitement de l'information
- Pour les demandes particulières, (hors brochures) possibilité de suivre la demande suivant les critères "à traiter / en cours / Ok"
- Possibilité d'échanger avec le contact par mail avec envoi de pièce jointe
Qualification du contact
- Pour chaque contact et demande, possibilité d'ajouter une note interne
- Segmentation des contacts en fonction des critères de qualification saisis dans les formulaires
- Envoie de vos mailing via l'outil dans le but de qualifier ou requalifier vos contacts existants
Statistiques
- Statistiques descriptives: nombre de contact totaux, par secteur géographique, nombre total de brochures commandées...
- Statistiques suite à l'envoi d'un mailing: taux d'ouverture, taux de clics, tracking de liens...
